Gestão financeira para clínicas: como organizar sem virar contador

Por que o financeiro de clínica é diferente

Numa loja, o cliente entra, paga e vai embora. O dinheiro entrou, acabou.

Na clínica quase nada é assim. O tratamento de ortodontia dura dois anos e é cobrado em 24 vezes. O convênio paga 60 dias depois e às vezes corta parte do valor. O profissional que atendeu tem comissão sobre o que foi feito, não sobre o que foi recebido. E o paciente pode sumir no meio do tratamento com metade pago.

Isso cria uma situação que confunde muito dono de clínica: a agenda cheia e a conta no vermelho ao mesmo tempo. Você atendeu, o serviço foi prestado, mas o dinheiro está espalhado entre convênio que não pagou, parcela que vence mês que vem e paciente que sumiu.

O primeiro passo: separar as contas

Esse é o erro mais comum e o mais caro. O dono usa a conta da clínica para pagar a escola do filho, e a conta pessoal para comprar material quando o dinheiro da clínica acabou.

Enquanto isso existir, você não sabe se a clínica dá lucro. Pode estar dando prejuízo e sendo sustentada pelo seu dinheiro sem que você perceba.

Três coisas para arrumar isso:

Conta bancária separada. Uma para a clínica, outra sua. Sem exceção, nem para pagamento pequeno.

Pró-labore definido. Pró-labore é o salário do dono. Escolha um valor fixo, compatível com o que a clínica aguenta, e tire só isso todo mês. O que sobrar fica na clínica.

Lucro é diferente de pró-labore. O que sobra depois de pagar tudo, incluindo o seu pró-labore, é o lucro da clínica. Esse dinheiro serve para reserva, equipamento novo e crescimento. Não para gasto pessoal.

Os 5 números que importam de verdade

Dono de clínica costuma olhar só o saldo da conta. É o pior indicador possível, porque ele não diz nada sobre o futuro.

Estes cinco dizem:

1. Faturamento

Tudo que foi vendido no mês, mesmo o que ainda não foi recebido. Mede o tamanho da operação.

2. Recebimento

Tudo que efetivamente entrou na conta no mês. A diferença entre faturamento e recebimento é o seu dinheiro parado na rua.

3. Custo fixo

O que você paga todo mês independente de atender ou não: aluguel, salário, software, internet, contador. Saber esse número é o que permite responder "quantos pacientes preciso atender para não ter prejuízo".

4. Ticket médio

Faturamento dividido pelo número de pacientes atendidos. Se cai, ou você baixou preço ou está atendendo mais procedimento simples.

5. Inadimplência

Quanto do que venceu não foi pago. Acima de 5% já merece atenção. Acima de 10% tem processo quebrado em algum lugar.

Montando o fluxo de caixa

Fluxo de caixa é a previsão do dinheiro que entra e sai, dia a dia, nos próximos meses. É a ferramenta que evita o susto de descobrir na véspera que não tem como pagar o fornecedor.

Como montar, do jeito mais simples que funciona:

1. Liste todo dinheiro que já está garantido para entrar, com a data: parcelas de tratamento, convênio a receber, boleto emitido
2. Liste todo pagamento já assumido, com a data: aluguel, folha, imposto, fornecedor
3. Coloque o saldo de hoje no começo
4. Vá somando e subtraindo dia a dia

O que você quer enxergar é o dia em que o saldo fica negativo. Se ele existe e está a 40 dias, você tem 40 dias para resolver, o que é bem diferente de descobrir no dia.

Olhe pelo menos 90 dias à frente. Em clínica com tratamento longo, 180 dias é melhor.

Comissão sem briga no fim do mês

Comissão é a maior fonte de discussão em clínica com mais de um profissional. E quase sempre por falta de combinado claro em duas perguntas.

Sobre o que incide? Sobre o valor cheio do procedimento ou sobre o que sobrou depois do material? Um implante de mil reais com trezentos de material pode gerar comissão sobre mil ou sobre setecentos. A diferença é grande e precisa estar escrita.

Quando é paga? No procedimento feito ou no dinheiro recebido? Se você paga na hora do procedimento e o paciente parou de pagar na terceira parcela, a clínica perdeu duas vezes.

O caminho que gera menos atrito é pagar sobre o recebido, junto com a entrada do dinheiro. O profissional recebe um pouco depois, mas recebe sempre, e a clínica nunca paga por dinheiro que não entrou.

Convênio, glosa e o dinheiro que some

Glosa é quando o convênio recusa pagar um procedimento, no todo ou em parte. O nome assusta, mas o problema é simples: você atendeu, mandou a conta e o convênio cortou.

Os motivos mais comuns são burocráticos, não clínicos. Falta de autorização prévia, código de procedimento errado, documento faltando, prazo de envio perdido.

O que muda o jogo:

Conferir antes de enviar. Cinco minutos revisando o lote evita 60 dias de discussão depois.

Registrar toda glosa. Anote o motivo de cada uma. Em dois meses você descobre que 70% delas são o mesmo erro, e aí dá para corrigir o processo.

Recorrer sempre. Boa parte das glosas é revertida quando contestada com a documentação certa. Muita clínica não recorre porque não tem o registro organizado.

Acompanhar o prazo. Convênio tem prazo para pagar e prazo para você contestar. Perder o segundo é abrir mão do dinheiro.

O paciente que não paga

Inadimplência em clínica raramente é má-fé. É esquecimento, cartão vencido, boleto que não chegou.

Por isso o que mais reduz não é cobrança dura, é lembrete antes do vencimento. Uma mensagem três dias antes resolve boa parte.

Uma régua que funciona:

• 3 dias antes: lembrete cordial, com o valor e o link de pagamento
• no dia: aviso de vencimento hoje
• 3 dias depois: contato perguntando se houve algum problema
• 15 dias depois: proposta de renegociação
• 30 dias depois: decisão sobre suspender atendimento eletivo

Deixe a régua escrita e igual para todo mundo. Cobrança que depende do humor de quem está na recepção gera constrangimento e perde dinheiro.

Planilha ou sistema: quando trocar

Planilha funciona, e no começo é o certo. O problema é quando ela para de funcionar sem avisar.

Três sinais de que a planilha já não dá conta: você não sabe dizer quanto tem a receber sem abrir três arquivos, o fechamento do mês toma mais de meio dia, ou já aconteceu de pagar comissão errada.

Perguntas frequentes

Por onde começar esta semana

Não tente arrumar tudo de uma vez. A ordem que funciona é esta:

Primeiro, separe as contas e defina o pró-labore. Sem isso o resto não tem base.

Depois, levante os cinco números do mês passado. Vai dar trabalho na primeira vez e vinte minutos nas seguintes.

Só então monte o fluxo de caixa dos próximos 90 dias. Com os números na mão, ele sai rápido.

Sistema entra quando esses três passos já estão de pé e o trabalho manual começar a custar mais caro que a mensalidade.